¿Qué es necesario para que una empresa
vaya camino al éxito? Para llegar a alcanzar esta meta, es importante el flujo
de información, el trato que se le dé y la finalidad para que sea utilizada; es
por esto que las empresas requieren de sistemas de información para realizar
los procesos adecuadamente para que los lleven al éxito.
Los procesos de negocios son el
conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. Estas
actividades se contribuyen mediante flujos de material, información y
conocimiento entre los participantes. También se refieren a las formas en que
las organizaciones coordinan el trabajo, la información y el conocimiento, y cómo
la gerencia elije coordinar el trabajo. Si un proceso de negocios está bien
desarrollado y cuenta con innovación y mejora del desempeño puede crear solidez
competitiva, pero si nos basamos en formas obsoletas de trabajar se vuelve en
desventajas para la organización.
La coordinación y la comunicación son
necesarias en los procesos, ya que sin estas no es posible pasar al siguiente
paso en alguna tarea de una institución. Por ejemplo realizar un pedido, éste
pasa por varios pasos entre ellos recibir la llamada, luego pasa al
departamento de crédito, después al de producción, al de entrega y finalmente
el servicio post venta; para que un proceso como éste sea exitoso se necesitan
la coordinación y la comunicación.
Los sistemas de información ayudan a
los procesos de negocios porque pasan de procesos manuales a automatizados
haciendo más rápido el flujo de información, la accesibilidad y la toma de
decisiones.
Una organización tiene sistemas que
dan soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de
negocios: sistemas para ventas y marketing, manufactura y producción, finanzas
y contabilidad, y recursos humanos. Aunque hoy día se han reemplazado por
sistemas multifuncionales que integran las actividades de los procesos de
negocios y las unidades organizacionales relacionadas. También una empresa
tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de
decisiones de cada grupo administrativo los cuales son: la gerencia
operacional, la gerencia de nivel medio y la gerencia de nivel superior.
Ahora bien para hacer que estos
sistemas funcionen correctamente y se enlacen para compartir información existe
la aplicación empresarial que ayuda a
ser más flexibles y productivos, al coordinar los procesos de negocios más de
cerca e integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la
administración eficiente de los recursos y en el servicio al cliente. Existen
cuatro aplicaciones empresariales: El primero es los sistemas empresariales
también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales
funcionan para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción,
finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos en un solo
sistema de software. La información se puede utilizar por diversas partes
distintas de la empresa. El segundo son los sistemas de administración de la
cadena de suministro están diseñados para ayudar a administrar las relaciones
con los proveedores. El objetivo principal es llevar la cantidad correcta de
sus productos desde el origen hasta su punto de consumo en el menor tiempo
posible y con el costo más bajo. Además los sistemas aumentan la rentabilidad
al reducir los costos de transportación y fabricación de los productos, y al
permitir a los gerentes tomar mejores decisiones en cuanto a la forma de
organizar y programar el suministro, la producción y la distribución. Los
sistemas de administración de la cadena de suministro son un tipo de sistema interorganizacional, debido a
que automatizan el flujo de información a través de los límites
organizacionales; El tercero es el sistema de administración de las relaciones
con los clientes que provee información para coordinar todos los procesos de
negocios que tratan con los clientes en ventas, marketing y servicio para
optimizar los ingresos, la satisfacción de los clientes y la retención de
éstos.
Esta información ayuda a las empresas
a identificar, atraer y retener los clientes más rentables; a proveer un mejor
servicio a los consumidores existentes; y a incrementar las ventas. Y por
último se encuentran los sistemas de administración del conocimiento los cuales
permiten que las empresas capturen y apliquen el conocimiento junto con la
experiencia para administrar mejor los procesos; estos conocimientos se
recolectan con la finalidad de hacerlos disponibles para cualquier área de la
empresa que requiera de ellos.
Otras aplicaciones que nos pueden
ayudar a integrar información dentro y fuera de la empresa son: el internet;
que es una red pública que conecta organizaciones entre si y el intranet; que
es una red interna donde solo los empleados pueden ver la información.
Debido a que se han digitalizado
muchas empresas mediante los sistemas de información nacen los siguientes
conceptos importantes: El negocio
electrónico, se refiere al uso de
la tecnología digital e Internet para ejecutar procesos de negocios. El comercio
electrónico, es la parte que trata sobre la compra y venta de bienes y
servicios a través de Internet. También abarca las actividades que dan soporte
a esas transacciones, como publicidad, marketing, soporte al cliente,
seguridad, entrega y pago. Y el gobierno electrónico, se refiere a la aplicación de tecnologías de
Internet y de redes para habilitar de manera digital las relaciones del
gobierno y las agencias del sector público con los ciudadanos, empresas y otras
ramas del gobierno.
En una empresa para lograr la unidad
de la información se necesita la colaboración; se define como el logro de
objetivos compartidos por parte de todos los miembros; esto es importante por
varias razones:
·
Naturaleza
cambiante del trabajo: se necesita contar con coordinación e interacción entre
las partes involucradas en la producción del servicio o producto.
·
Crecimiento del trabajo profesional: se requiere de
una educación
considerable, además de compartir la información, la experiencia y las
opiniones para llevar a cabo el trabajo.
·
Organización cambiante de la empresa. El trabajo se organiza en grupos y
equipos, y se espera que éstos desarrollen sus propios métodos para realizar las
tareas.
·
Ámbito cambiante de la empresa: El trabajo de la empresa ha cambiado
de una sola ubicación a varias: oficinas o fábricas a lo largo de una región,
una nación o incluso alrededor del mundo.
·
Énfasis en la innovación: Aunque se atribuye las innovaciones
en los negocios y las ciencias a individuos sensacionales, es más probable que
estas personas laboren con un equipo de brillantes colegas, y a todos ellos les
antecede una extensa línea de los primeros innovadores y las primeras innovaciones.
·
Cultura cambiante del trabajo y la empresa: La mayor parte de la investigación sobre
la colaboración está a favor de la noción de que diversos equipos producen mejores
salidas y con más rapidez que los individuos que trabajan por su cuenta.
Existen herramientas que hacen que la colaboración
sea efectiva, tales como: El correo electrónico, redes sociales, los wikis que
son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y
editar contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el
desarrollo de páginas Web o las técnicas de programación y por último los
mundos virtuales que representan entornos 3-D en línea que son habitados por residentes
que crearon representaciones gráficas de ellos mismos, conocidas como avatares.
Con todas estas herramientas le corresponde
al departamento de sistemas de información decidir cuáles son las más útiles para
implementarlas en la empresa, esto irá de acuerdo a la necesidad y al tamaño de
la organización. El departamento debe ser capaz de organizar el funcionamiento,
este debe ir acorde a las estrategias, objetivos y las políticas para usar la tecnología de la información
con la finalidad que ayude a la toma de decisiones.
En base a la información anterior
podemos concluir que el comercio electrónico global nos ayuda a alcanzar el éxito
de una organización mediante diversas formas como el adecuado flujo de la
información, la comunicación, la coordinación de todos los miembros, las herramienta
disponibles, ya sean gratuitas o no, entre otras; por ende las empresas están
rodeadas de distintas formas de hacer más eficiente y eficaz su departamento de
sistemas de información, solo es necesario que escojan los aspectos que sean
necesarios para implementarlos e ir tras de eso que todos buscan, el éxito empresarial.
