Los sistemas de información abren
oportunidades para las organizaciones, para que esto suceda es necesario
comprender la organización de negocios con el fin de implementar y aprovechar
al máximo el sistema de información más conveniente para la empresa.
Una organización es una estructura social formal y estable, que toma
los recursos del entorno y los procesa para producir salidas. Otra definición
del comportamiento de la organización es la siguiente un conjunto de derechos, privilegios,
obligaciones y responsabilidades que se equilibran de manera delicada sobre un
periodo de tiempo a través de los conflictos y la resolución de los mismos
¿Cómo se relacionan estas definiciones
de las organizaciones con la tecnología de los sistemas de información? La
definición técnica nos dice cómo es que los miles de empresas en mercados
competitivos combinan capital, mano de obra y tecnología de la información,
mientras que el modelo del comportamiento nos lleva al interior de cada empresa
para ver cómo es que la tecnología afecta su funcionamiento interno.
Características de las organizaciones
·
La
estructura organizacional: es la estructura o forma que tienen las empresas.
Existen 5 tipos:
o
Estructura
empresarial: Empresa joven y pequeña en un entorno que cambia con rapidez. Tiene
una estructura simple y es administrada por un empresario que se desempeña como
su único director general.
o
Burocracia
de máquina: Gran burocracia existente en un entorno que cambia con lentitud y,
genera productos estándar. Está dominada por un equipo de administración
centralizado y una toma de decisiones centralizada.
o
Burocracia
divisionalizada: Combinación de varias burocracias de máquina, cada una de las cuales
genera un producto o servicio distinto, encabezadas por unas oficinas
generales.
o
Burocracia
profesional: Organización basada en el conocimiento, en donde los bienes, servicios
dependen de la experiencia y el conocimiento de los profesionales. Está
dominada por jefes de departamento con una autoridad centralizada débil.
o
Adhocracia:
Organización de fuerza de trabajo que debe responder a los entornos que cambian con rapidez. Consiste en
grupos extensos de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios de corta
duración y tiene una administración central débil.
·
La
forma de contratar y promover empleados en base a sus cualidades técnicas y
profesionalismo.
·
Los
objetivos de la organización.
·
El
principio de eficiencia: maximizar las salidas mediante el uso limitado de
entradas.
·
La
cultura: es las suposiciones fundamentales, invulnerables e incuestionables por
los miembros que definen sus metas y productos.
·
Las
políticas organizacionales.
·
Los
procedimientos: hacen que las organizaciones se vuelven eficientes con el
tiempo, esto gracias a las rutinas conocidas algunas veces como procedimientos estándar de operación
son reglas, procedimientos y prácticas precisas que se han desarrollado para
lidiar con casi todas las situaciones esperadas. A medida que los empleados aprenden
estas rutinas, se vuelven muy productivos y eficientes, y la empresa puede
reducir sus costos con el tiempo, a medida que aumenta la eficiencia.
·
El
entorno: la organización necesita de este material para realizar sus productos;
y a su vez la organización puede influir en el entorno mediante alianzas de
negocios con otras empresas. Algunas veces surge una tecnología con
innovaciones que cambian de manera radical el panorama de los negocios y su entorno.
A estas tecnologías se les conocen de manera informal como
"perjudiciales"
En algunos casos, las tecnologías perjudiciales son
productos sustitutos que tienen el mismo desempeño o incluso mejor que cualquier artículo que se produzca en la actualidad.
Ejemplos el auto sustituyó al carruaje impulsado por caballos; el procesador de
palabras a la máquina de escribir, entre otros; esto provocó que quedarán en
quiebra a algunas industrias, ya que sus productos quedaron obsoletos.
·
Estilos
de liderazgo
Impacto de los sistemas de información
sobre las organizaciones y empresas de negocios
1.
Impacto
Económico: La tecnología de los sistemas de información se puede ver como un
factor de producción sustituible por capital y mano de obra tradicionales. La
tecnología de la información debería producir una reducción en el número de
gerentes de nivel medio y trabajadores de oficina, a medida que sustituye su
mano de obra. También sustituye otras formas de capital, como edificios y
maquinaria, que siguen siendo relativamente costosos. Además ayuda a las
empresas a contraer su tamaño, ya que puede reducir los costos de las
transacciones: que son en los que incurre una empresa al comprar en el mercado lo
que no puede fabricar por sí misma. La tecnología de la información, en
especial el uso de las redes, puede ayudar a las empresas a reducir el costo de
participación en el mercado, lo cual hace que valga la pena para las empresas
realizar contratos con proveedores externos en vez de usar recursos internos.
Como resultado, las empresas pueden reducir su tamaño (número de empleados)
debido a que es mucho menos costoso externalizar el trabajo hacia un mercado
competitivo en vez de contratar empleados. La tecnología de la información
también puede reducir los costos administrativos internos.
2.
Impactos
organizacionales y del comportamiento:
a.
La tecnología de Ia información aplana a las
organizaciones: Los investigadores del comportamiento han desarrollado la
teoría de que la tecnología de la información facilita el aplanamiento de las
jerarquías, al ampliar la distribución de la información para facultar a los
empleados de menor nivel e incrementar la eficiencia gerencial La TI empuja los
derechos de tomar decisiones más hacia abajo en la organización, ya que los
empleados de menor nivel reciben la información que necesitan para tomar
decisiones sin necesidad de supervisión. Puesto que ahora los gerentes reciben
información mucho más precisa a tiempo, son más rápidos para tomar decisiones y,
por ende, se requieren menos gerentes. Los costos de administración disminuyen
como un porcentaje de los ingresos, y la jerarquía se vuelve mucho más
eficiente.
b.
Organizaciones
postindustriales: En las sociedades postindustriales, la autoridad depende cada
vez más en el conocimiento y la competencia, y no simplemente en las posiciones
formales. Por ende, la forma de las organizaciones se aplana debido a que los
trabajadores profesionales tienden a administrarse por su cuenta, y la toma de
decisiones se debe volver menos centralizada a medida que el conocimiento y la
información se esparcen más por toda la empresa.
c.
Comprensión
de la resistencia organizacional al cambio: Muchos de los nuevos sistemas de
información requieren cambios en las rutinas personales e individuales que
pueden ser dolorosos para aquellos que están involucrados, además de que se
debe volver a capacitar a los empleados y se requiere un esfuerzo adicional que
puede o no verse compensado. Puesto que los sistemas de información cambian de
manera potencial la estructura de una organización, su cultura, sus procesos de
negocios y su estrategia, a menudo hay una resistencia considerable Por lo
tanto, el gerente involucrado en las futuras inversiones en TI, debe
desarrollar habilidad de trabajar con las personas y organizaciones al momento
de introducirlos.
Internet y las organizaciones
Internet incrementa la accesibilidad,
el almacenamiento y la distribución tanto de la información como del
conocimiento para las organizaciones. Además es capaz de reducir de manera
dramática los costos de transacción y de agencia a los que se enfrentan la
mayoría de las organizaciones.
Por ejemplo, las empresas de
correduría y los bancos en Nueva York pueden ahora ofrecer sus manuales de
procedimientos de operación internos a sus empleados en ubicaciones distantes
con sólo publicarlos en el sitio Web corporativo, lo que les ahorra millones de
dólares en costos de distribución.
Implicaciones para el diseño y la
comprensión de los sistemas de información
Los factores organizacionales
centrales que se deben considerar al planear un nuevo sistema son:
• El entorno en el que debe funcionar
la organización
• La estructura de la organización:
jerarquía, especialización, rutinas y procesos de negocios
• La cultura y las políticas de la
organización
• El tipo de organización y su estilo
de liderazgo
• Los grupos de interés principales
afectados por el sistema y las posturas de los trabajadores que utilizarán ese
sistema
• Los tipos de tareas, decisiones y
procesos de negocios en los que el sistema de información está diseñado para
ayudar
Uso de los sistemas de información
para lograr una ventaja competitiva:
Modelo de fuerzas competitivas de Porter.
En este modelo hay cinco fuerzas
competitivas que dan forma al destino de la empresa:
1.
Competidores
tradicionales: Todas las empresas se enfrentan con otros competidores que están
ideando nuevas maneras de ser más eficientes, de producir mediante la introducción
de nuevos productos y servicios, además de que intentan atraer a los clientes mediante
el desarrollo de sus marcas y al imponer a sus clientes costos por cambiar.
2.
Nuevos
participantes en el mercado: Según dependiendo el tipo de industria así será fácil
o no el acceso al entrar al mercado
3.
Productos
y servicios sustitutos: En casi cualquier industria existen sustitutos que sus
clientes podrían usar si sus precios aumentan demasiado. Las recientes
tecnologías crean nuevos sustitutos todo el tiempo. Ejemplo un servicio de
música por Internet que le permita descargar pistas en un iPod puede remplazar
a las tiendas de música basadas en CD.
4.
Clientes:
Es importante la habilidad para atraer y retener a los clientes (al tiempo que
se los niega a los competidores), y de cobrar precios altos.
5.
Proveedores:
Pueden tener un impacto considerable para la empresa por lo que entre más
abastecedores diferentes tenga una empresa, mayor será el control que pueda
ejercer sobre ellos en términos de precio, calidad e itinerarios de entrega.
Estrategias de los sistemas de
información para lidiar con las fuerzas competitivas
Existen cuatro y son las siguientes:
1.
Liderazgo
de bajo costo: es obtener los costos operacionales más bajos y los menores
precios. El ejemplo es Walmart al tener precios bajos y almacenes surtidos.
2.
Diferenciación
de productos: se pueden habilitar nuevos productos y servicios o modificar a
conveniencia del cliente los productos y servicios. Ejemplo google con sus
diferentes servicios de búsqueda como Google Maps.
3.
Enfoque
en nichos de mercado: su finalidad es dar un enfoque en nichos de mercado específico
al producir y analizar datos para ventas
y técnicas de marketing ajustadas con precisión.
4.
Fortalecimiento
de la intimidad con los clientes y proveedores.
Impacto de internet sobre la ventaja
competitiva
Internet ha tenido aspectos positivos
y negativos tales como: ha destruido algunas industrias y amenazado a otras de
manera considerable. Por ejemplo, la industria de las enciclopedias impresas y
la de las agencias de viajes. Además del impacto importante sobre las industrias de
ventas al detalle, musical, de libros impresos, telecomunicaciones y
periódicos. Sin embargo, también ha creado mercados totalmente nuevos, ha
formado la base para nuevos productos, servicios y modelos de negocios, y ha
proporcionado nuevas oportunidades para crear marcas con bases de clientes muy
grandes y fieles. Como Amazon, YouTube, Facebook, entre otros. Es por esto que Internet
está “transformando” industrias enteras y obliga a las empresas a cambiar la
forma en que hacen negocios.
¿Por dónde empezar para lograr la
excelencia operacional?
Para esto existe el modelo de la cadena de valor que identifica
los puntos de influencia fundamentales específicos en donde una empresa puede
utilizar la tecnología de la información con la máxima eficiencia para mejorar
su posición competitiva. Se ve a la empresa como una serie o cadena de
actividades básicas que añaden un margen de valor a los productos o servicios
de una firma, y a estas actividades se les pueden categorizar como primarias o
de apoyo.
Las actividades primarias se relacionan en su mayor parte con la
producción y distribución de los productos y servicios de la empresa, los
cuales crean valor para el cliente. Estas actividades incluyen: logística de
entrada, operaciones, logística de salida, ventas y marketing, y servicio. Las actividades de apoyo hacen posible la
entrega de las actividades primarias y consisten en: infraestructura de la
organización, recursos humanos, tecnología y abastecimiento.
Esto va a contribuir a examinar de
manera crítica la forma en que desempeña las actividades que agregan valor en
cada etapa, además de la forma en que podrían mejorarse los procesos de
negocios.
La cadena de valor de una empresa está
vinculada a las cadenas de valor de sus proveedores, distribuidores y clientes
para lograr la ventaja estratégica se necesario la habilidad para formar
alianzas con los otros socios
Además de las estrategias anteriormente
citadas existen las basadas en la red, las cuales son: la primera es la
economía de la red: es donde la tecnología de la información puede ser útil de
una forma estratégica. Las empresas pueden usar los sitios de Internet para
crear comunidades de usuarios: clientes con ideas afines que desean compartir experiencias.
Esto genera lealtad en los clientes. La segunda estrategia es el modelo de compañía
virtual que utiliza las redes para enlazar personas, activos e ideas, lo cual
le permite aliarse con otras compañías para crear y distribuir productos y
servicios sin restringirse por los límites organizacionales tradicionales o las
ubicaciones físicas. Y la tercera es los ecosistemas de negocios que buscan la
cooperación a través de muchas industrias en vez de muchas empresas de redes con
acoplamiento débil pero interdependientes de proveedores, distribuidores,
empresas de outsourcing, empresas de servicios de transporte y fabricantes de
tecnología.
¿Cómo hacer para mantener una ventaja
competitiva con los sistemas de información?
Para lograr esto existen dos formas: alinear
la TI con los objetivos de negocios y administrar las transiciones
estratégicas.
Con base en todo lo anteriormente
citado se puede concluir que es de suma importancia analizar la composición de
la empresa y la forma de trabajar de esta, para poder establecer que sistema de
información será el más adecuado para trabajar y realizar un análisis para determinar
cuál es la estrategia a implementar para lograr la excelencia operacional en
este medio cambiante.
Bibliografía:
Kenneth C. Laudon. Jane
P. Laudon (2012). Sistemas de Información Gerencial. Décimo segunda edición.
Pearson.
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