Comercio Electrónico Global y Colaboración

¿Qué es necesario para que una empresa vaya camino al éxito? Para llegar a alcanzar esta meta, es importante el flujo de información, el trato que se le dé y la finalidad para que sea utilizada; es por esto que las empresas requieren de sistemas de información para realizar los procesos adecuadamente para que los lleven al éxito.

Los procesos de negocios son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio. Estas actividades se contribuyen mediante flujos de material, información y conocimiento entre los participantes. También se refieren a las formas en que las organizaciones coordinan el trabajo, la información y el conocimiento, y cómo la gerencia elije coordinar el trabajo. Si un proceso de negocios está bien desarrollado y cuenta con innovación y mejora del desempeño puede crear solidez competitiva, pero si nos basamos en formas obsoletas de trabajar se vuelve en desventajas para la organización.

La coordinación y la comunicación son necesarias en los procesos, ya que sin estas no es posible pasar al siguiente paso en alguna tarea de una institución. Por ejemplo realizar un pedido, éste pasa por varios pasos entre ellos recibir la llamada, luego pasa al departamento de crédito, después al de producción, al de entrega y finalmente el servicio post venta; para que un proceso como éste sea exitoso se necesitan la coordinación y la comunicación.

Los sistemas de información ayudan a los procesos de negocios porque pasan de procesos manuales a automatizados haciendo más rápido el flujo de información, la accesibilidad y la toma de decisiones.

Una organización tiene sistemas que dan soporte a los procesos de cada una de las principales funciones de negocios: sistemas para ventas y marketing, manufactura y producción, finanzas y contabilidad, y recursos humanos. Aunque hoy día se han reemplazado por sistemas multifuncionales que integran las actividades de los procesos de negocios y las unidades organizacionales relacionadas. También una empresa tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de decisiones de cada grupo administrativo los cuales son: la gerencia operacional, la gerencia de nivel medio y la gerencia de nivel superior.

 Los sistemas que dan soporte a los niveles administrativos son: Sistema de procesamiento de transacciones; es para que los  gerentes operativos puedan llevar un registro de las transacciones diarias de la empresa, como: ventas, recibos, decisiones de crédito, historial de pago de salarios, entre otros. Otro es el Sistema de información gerencial para el soporte de decisiones; ayudan a los gerentes de nivel medio brindando apoyo a la toma de decisiones que no es rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con rapidez, para los cuales el proceso para llegar a una solución tal vez no esté por completo predefinido de antemano; el Sistema de apoyo a ejecutivos se encarga de las decisiones que requieren juicio, evaluación y perspectiva debido a que no hay un  proceso acordado para llegar a este tipo de decisiones, se basan en gráficos para rastrear la información y así poder analizarla para presentarla a los niveles superiores

Ahora bien para hacer que estos sistemas funcionen correctamente y se enlacen para compartir información existe la  aplicación empresarial que ayuda a ser más flexibles y productivos, al coordinar los procesos de negocios más de cerca e integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administración eficiente de los recursos y en el servicio al cliente. Existen cuatro aplicaciones empresariales: El primero es los sistemas empresariales también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales funcionan para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software. La información se puede utilizar por diversas partes distintas de la empresa. El segundo son los sistemas de administración de la cadena de suministro están diseñados para ayudar a administrar las relaciones con los proveedores. El objetivo principal es llevar la cantidad correcta de sus productos desde el origen hasta su punto de consumo en el menor tiempo posible y con el costo más bajo. Además los sistemas aumentan la rentabilidad al reducir los costos de transportación y fabricación de los productos, y al permitir a los gerentes tomar mejores decisiones en cuanto a la forma de organizar y programar el suministro, la producción y la distribución. Los sistemas de administración de la cadena de suministro son un tipo de sistema interorganizacional, debido a que automatizan el flujo de información a través de los límites organizacionales; El tercero es el sistema de administración de las relaciones con los clientes que provee información para coordinar todos los procesos de negocios que tratan con los clientes en ventas, marketing y servicio para optimizar los ingresos, la satisfacción de los clientes y la retención de éstos.

Esta información ayuda a las empresas a identificar, atraer y retener los clientes más rentables; a proveer un mejor servicio a los consumidores existentes; y a incrementar las ventas. Y por último se encuentran los sistemas de administración del conocimiento los cuales permiten que las empresas capturen y apliquen el conocimiento junto con la experiencia para administrar mejor los procesos; estos conocimientos se recolectan con la finalidad de hacerlos disponibles para cualquier área de la empresa que requiera de ellos.

Otras aplicaciones que nos pueden ayudar a integrar información dentro y fuera de la empresa son: el internet; que es una red pública que conecta organizaciones entre si y el intranet; que es una red interna donde solo los empleados pueden ver la información.

Debido a que se han digitalizado muchas empresas mediante los sistemas de información nacen los siguientes conceptos importantes: El negocio electrónico,  se refiere al uso de la tecnología digital e Internet para ejecutar procesos de negocios.  El comercio electrónico, es la parte que trata sobre la compra y venta de bienes y servicios a través de Internet. También abarca las actividades que dan soporte a esas transacciones, como publicidad, marketing, soporte al cliente, seguridad, entrega y pago. Y el  gobierno electrónico,  se refiere a la aplicación de tecnologías de Internet y de redes para habilitar de manera digital las relaciones del gobierno y las agencias del sector público con los ciudadanos, empresas y otras ramas del gobierno.

 

En una empresa para lograr la unidad de la información se necesita la colaboración; se define como el logro de objetivos compartidos por parte de todos los miembros; esto es importante por varias razones:

·         Naturaleza cambiante del trabajo: se necesita contar con coordinación e interacción entre las partes involucradas en la producción del servicio o producto.

·         Crecimiento del trabajo profesional: se requiere de una educación considerable, además de compartir la información, la experiencia y las opiniones para llevar a cabo el trabajo.

·         Organización cambiante de la empresa. El trabajo se organiza en grupos y equipos, y se espera que éstos desarrollen sus propios métodos para realizar las tareas.

·         Ámbito cambiante de la empresa: El trabajo de la empresa ha cambiado de una sola ubicación a varias: oficinas o fábricas a lo largo de una región, una nación o incluso alrededor del mundo.

·         Énfasis en la innovación: Aunque se atribuye las innovaciones en los negocios y las ciencias a individuos sensacionales, es más probable que estas personas laboren con un equipo de brillantes colegas, y a todos ellos les antecede una extensa línea de los primeros innovadores y las primeras innovaciones.

·         Cultura cambiante del trabajo y la empresa: La mayor parte de la investigación sobre la colaboración está a favor de la noción de que diversos equipos producen mejores salidas y con más rapidez que los individuos que trabajan por su cuenta.

 

Existen herramientas que hacen que la colaboración sea efectiva, tales como: El correo electrónico, redes sociales, los wikis que son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y editar contenido de texto y gráficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de páginas Web o las técnicas de programación y por último los mundos virtuales que representan entornos 3-D en línea que son habitados por residentes que crearon representaciones gráficas de ellos mismos, conocidas como avatares.

 También existen otras herramientas disponibles en internet como: los sistemas de reuniones virtuales, los cuales son muy utilizados en las empresas para facilitar la comunicación de sus empleados en distintas partes del mundo. Otra herramienta es el google apps/google situe es un servicio gratuito que permite crear con rapidez sitios Web en línea, que pueden ser editados por grupos de personas. Además google diseñó otra plataforma llamada Google Wave (olas) donde las olas son conversación y documento en partes iguales, donde un participante de una ola puede responder en cualquier en parte del mensaje y a todo momento. Otra es Microsoft SharePoint que  Facilita la creación y administración de documentos con la habilidad de controlar versiones, ver revisiones pasadas, implementar la seguridad en cada uno y mantener bibliotecas de documentos. También se encuentra Lotus Notes para empresas grandes, es una opción de escritorio integrada para acceder al correo electrónico, los calendarios y las aplicaciones de negocios. Estas herramientas ayudan a las empresas a mejorar en tiempo y espacio.

Con todas estas herramientas le corresponde al departamento de sistemas de información decidir cuáles son las más útiles para implementarlas en la empresa, esto irá de acuerdo a la necesidad y al tamaño de la organización. El departamento debe ser capaz de organizar el funcionamiento, este debe ir acorde a las estrategias, objetivos y las  políticas para usar la tecnología de la información con la finalidad que ayude a la toma de decisiones.

En base a la información anterior podemos concluir que el comercio electrónico global nos ayuda a alcanzar el éxito de una organización mediante diversas formas como el adecuado flujo de la información, la comunicación, la coordinación de todos los miembros, las herramienta disponibles, ya sean gratuitas o no, entre otras; por ende las empresas están rodeadas de distintas formas de hacer más eficiente y eficaz su departamento de sistemas de información, solo es necesario que escojan los aspectos que sean necesarios para implementarlos e ir tras de eso que todos buscan, el éxito empresarial.

 Bibliografía: Kenneth C. Laudon. Jane P. Laudon (2012). Sistemas de Información Gerencial. Decimo segunda edición. Pearson.